浅谈煤炭技术档案的管理及利用(2)
(二)打造管理平台,提高档案价值。数字信息化和互联网事业的迅速发展为煤炭企业的改革与创新提供了诸多便利条件,同时也为煤炭技术档案的管理利用带来了突破和创新思路。煤炭企业需要与先进的网络信息技术为依托,积极完善软件和硬件设施,打造煤炭档案信息化管理平台,并把煤炭技术档案管理纳入该系统实施重点科学管理。在系统建设环节需要充分考虑到煤炭企业管理的情况和内在规律,可以直接引入软件也可以根据煤炭企业档案管理要求设计专门的企业档案管理系统。在系统建成之后,必须对系统功能进行补充和完善,特别是要建构电子档案查阅平台和检索服务体系,使得信息需求者能够方便查找有关信息,提高信息利用的便利性。不过在这一过程中,需要特别注意的是做好保密以及安全管理,为系统建立防火墙,优化保密技术,避免技术档案泄露。
(三)健全管理制度,保证安全利用。煤炭技术档案管理与利用除了要遵循相应的原则之外,还必须把规范化建设作为基础,尤其是建立针对煤炭技术档案管理利用的规范化制度,提升档案管理水平的同时,体现出制度建设的优越性。在制度建设环节需要特别抓好以下几个方面:一是分类归档制度。在具体管理工作当中,档案管理人员需准确把握哪些煤炭技术资料必须入档,应该归入到哪个类别的档案体系当中,积极推行分类管理方法,提高档案归档管理的条理性。二是分级管理制度。在制度当中确定各级管理的内容、范围、责任人等确保档案管理有条不紊。三是档案借阅制度。该制度需要指明煤炭技术档案借阅的期限、数量、登记、归还等确切要求,为档案的规范化和科学化利用打下基础。四是岗位责任制度。构建档案岗位责任制度,明确各个岗位担当的技术档案资料管理职责并签署责任书,把执行情况纳入考核体系,保证档案管理与利用的严肃性。
(四)做好档案宣传,提高利用热情。煤炭企业要保证档案管理的实施效果,可以通过宣传工作的实施,增进广大员工对档案信息利用价值的认识。煤炭技术档案资源作为煤炭企业资源体系当中的核心要素,更是需要得到各方关注,必须通过加强技术宣传,保证档案利用有效性。在档案宣传工作中要积极运用先进手段,把传统宣传方法和现代化宣传手段结合起来。首先企业可以基于内部网站、微信公众平台的信息宣传效果显著的新媒体媒介对技术档案管理进行宣传,指出档案利用的价值以及必要性。当然,档案管理人员需要深入职工群体当中进行调查了解职工的反馈信息,以便在这一过程中发现技术档案管理环节的缺陷与不足,从而在之后工作当中有效订正与调整。除此以外,在技术档案的利用方面必须要有预见性考虑长远利用方面的问题,但是也要避免因某些市场诱惑而出现盲目开发的情况,否则不仅无法促进技术档案的利用,反而会带来资源的浪费,甚至是给企业带来巨大损失。
五、结语
随着煤炭企业的快速发展,在现代技术普及应用以及信息化水平不断提升的背景下,技术档案的收集和利用受关注度得到了很大程度的提升。煤炭企业提高对技术档案管理的重视程度,有助于从整体上维护企业权益和效益,保障技术机密的安全,为企业正常运营和发展提供保证。为了让技术资源得到有效利用,企业要抓好煤炭技术档案管理,并积极创新档案管理模式,改变过去档案管理落后的问题,给煤炭企业在新时期的创新经营和技术进步提供档案管理方面的新支撑。
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文章来源:《煤炭高等教育》 网址: http://www.mtgdjy.cn/qikandaodu/2021/0626/482.html
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